АСКИЗ-Win (Автоматизированная система контроля исполнения заданий)
- Удобство использования. Простой и интуитивно понятный интерфейс позволяет освоить программу по контролю заданий буквально за 10 минут.
- Функциональность. Разработчики программы по управлению задачами предусмотрели практически все действия, необходимость в которых может возникнуть в ходе выполнения задачи. Наглядный перечень заданий позволяет следить за процессом исполнения и корректировать его.
- Гибкость. Руководитель имеет возможность активно взаимодействовать с любым работником, в письменной форме давать подробные разъяснения относительно задания, а также вносить дополнения и уточнения. Кроме того, любое задание может быть переназначено другому исполнителю.
- Используя СУБД Microsoft SQL Server на компьютере с публичным IP-адресом, возможно не только в локальной сети но и через интернет создавать задания, контролировать их выполнения, обмениваться комментариями, совместно создавать планы работ по проектам! При использовании СУБД Microsoft SQL Server количество одновременных соединений с базой данных возрастает многократно. Это уже полноценная клиент-серверная архитектура (а не файл-серверная на базе файла БД Microsoft Access). Новая база данных формата MS SQL создается по текущей БД MS Access. Все данные переносятся автоматически. Вы получаете такую же точно БД.
- Разграничение прав доступа, система напоминаний о просроченных заданиях – вот дополнительные функциональные возможности программы АСКИЗ-Win
- Модуль "Документы" позволяет работать с электронным архивом документов, вести их регистрацию, учет и хранение. Имеется возможность хранить файлы, фото, сканы документов непосредственно в базе данных.
- Модуль "Табель" предназначен для ведения учета рабочего времени, создания графиков работы по заданным условия - нормированный, сменный, вахтовый и т.д.
- Интеграция с Telegram Уведомления о новых задачах. Чат в реальном времени (обмен сообщениями, файлами) с любым устройством (смартфон, планшет и т.д.) где установлен мессенджер Telegram.
Разобраться с опциями программы по контролю заданий может рядовой пользователь без длительного периода адаптации. Применить программу на практике можно сразу же после установки. Используя программу АСКИЗ-Win руководитель может быть уверен, что все выданные задания будут своевременно получены исполнителями. С этой целью в программе реализованы следующие механизмы:
- автозапуск программы при загрузке Windows. Сотруднику будет достаточно включить компьютер и он обязательно ознакомится с задачей
- при создании задания, изменении его состояния сотруднику направляются уведомления, а руководитель получит уведомление о времени ознакомления сотрудника с заданием
Создавать задания просто
Сотрудник получает задание с подробными инструкциями по выполнению. Письменный вид задания исключает возможность их произвольного толкования, что в конечном итоге сводит к минимуму ошибки. В процессе создания задания посредством программы контроля заданий приводится детальное содержание задания, пошаговые инструкции, указываются ответственные лица. Также в задании обозначается запланированное время, которое потребуется для выполнения задания. Использование программы позволяет минимизировать срыв сроков выполнения текущих задач, исключает их некорректное выполнение. При необходимости создания "фронта работ" на будущее, может быть создано отложенное задание. Исполнитель узнает о поставленной задаче только через некоторое время. Когда задание будет создано, исполнитель получит уведомление о нем. Если сотрудник, к примеру, какое-то время не находился за компьютером, то вернувшись на рабочее место он сразу сможет увидеть, что ему назначены задания.
Задания выполнят точно и в срок
Получив уведомление о новой задаче исполнитель знакомится с заданием и если оно понятно приступает к его выполнению. Если задание требует уточнения, исполнитель может направить инициатору поручения свои вопросы и комментарии. После принятия задания на исполнение, автор задания получит уведомление. При выполнении задания приводится результат выполненной работы, прикрепляются подготовленные файлы документов, вносится фактическое время выполнения задания. Вся переписка исполнителя с инициатором задания и контролирующим лицом будет сохранена в базе данных программы по контролю заданий. После выполнения исполнителем задания, инициатор задания и контролирующее лицо получит уведомление о завершении выполнения задания.
Проверка выполнения задания руководителем
Программа нацелена на оптимизацию и повышение эффективности труда сотрудников компании. Данная программа позволяет контролировать выполнение заданий каждым конкретным сотрудником. Программа помогает свести до минимума срывы сроков выполнения заданий. После того, как исполнитель выполняет задачу, инициатор и контролер получают уведомление об этом. Сообщение о выполнении задания показывается в окне программы. С результатами работы сначала знакомится автор задания, либо контролирующее лицо. Ответственные за задание работники либо принимают работу, либо отправляют задание на доработку. Инициатор задания и контролирующее лицо могут менять исполнителя, вносить свои комментарии и замечания по заданию.
Перечень заданий в программе АСКИЗ-Win
С целью эффективного контроля все выданные задания приводятся в виде списка. При открытии программы сотрудник сразу увидит все невыполненные им задания, а также поставленные им задачи. Предусмотрена возможность отбора заданий по многочисленным параметрам, средыи которых: исполнитель, автор задания, контролирующее лицо, содержание и состояние задачи, плановое окончание, просроченные задания. Программа позволяет ограничить доступ к заданиям, по которым пользователь не является ответственным лицом (исполнителем, инициатором или контролирующим лицом). Сотруднику будут не доступны задания, предназначенные другим сотрудникам. Информация по отобранным заданиям может быть выгружена в отчет Журнал заданий.
Основные возможности данного модуля:
- Регистрация, учет и хранение документов
- Систематизация документов
- Оперативный доступ к документам
- Возможность мгновенного поиска нужного документа. Удобные способы сортировки и фильтрации данных
- Возможность хранения документов непосредственно в базе данных или в сетевых папках с ссылками на них
- Возможность хранения изображений, отсканированных копий документов и любых других файлов
- Экспорт данных в Excel, Word, XML, PDF
- Создание документов по шаблонам
- Контроль исполнения документов по срокам: автоматическое выделение определенным цветом и напоминания в отдельном окне
- Привязка документов к контрагентам организации
- Возможность привязывать документы к другим документам
- По каждому документу можно фиксировать дополнительную информацию.
- Ведение истории выдачи из архива документов по сотрудникам
- Работа с электронным архивом документов по сети
- Возможность привязки документов к любой созданной задачи...
Достоинства данного модуля:
- Позволяет значительно сократить время на заполнение табеля
- Имеет возможность распечатывать табель в различных формах: Т-13, Т-12, 0504421
- Возможность заполнения справочника кодов - явок и неявок
- Создать сразу несколько режимов (графиков) распределения рабочего времени: односменный график (обычный), ненормированный график, гибкий график, сменный графи (вахтовый)...
- Быстрый ввод явок и неявок на работу различными способами
- Мгновенный подсчет рабочего времени.
- Имеет возможность работы по сети
- Выходные формы в формате MS Excel и MS Word
- Отчеты по отработанному времени...
Достоинства данного модуля:
- получать и отправлять текстовые сообщения, картинки, документы из окна программы "АСКИЗ"
- рассылка сообщения нескольким пользователям в один клик
- мгновенная передача сообщений
- вся история переписки храниться в единой базе данных, ни одно сообщение не будет потеряно
- мгновенный доступ ко всей переписки...
